Los fundadores y emprendedores son los multitareas definitivos. Eres el CEO, CFO, gerente de oficina, reclutador y asistente administrativoātodo en uno.
En los primeros dias, eso es necesario. No puedes justificar contratar un asistente ejecutivo cuando son un equipo de tres. Pero al trabajo administrativo no le importa tu tamano de equipo. El seguro tiene que configurarse. Los proveedores tienen que ser llamados. Las reuniones tienen que agendarse. Y cada hora que pasas en tareas administrativas es una hora que no pasas en producto, clientes o levantamiento de capital.
Las matematicas son brutales. Si pasas 10 horas a la semana en tareas administrativas y tu tiempo vale $200/hora como fundador, eso es $2,000/semanaā$104,000/anoāgastados en trabajo que no requiere tu experiencia.
El problema administrativo de los fundadores
El trabajo administrativo que llega al escritorio de un fundador no es solo trabajo tediosoāes trabajo tedioso critico para el negocio. El seguro tiene que configurarse correctamente. Los proveedores tienen que ser evaluados. La logistica de oficina tiene que manejarse. Ignorarlo no es una opcion. Pero hacerlo tu mismo es un terrible uso de tu tiempo.
Antes de la Serie A, la mayoria de los fundadores no pueden permitirse un EA a tiempo completo a $65,000ā$125,000/ano. Un asistente virtual a medio tiempo cuesta $25ā60/hora. Eso es mejor, pero aun se acumula rapido para una empresa con recursos limitados. El resultado: los fundadores lo hacen ellos mismos y pierden 10+ horas a la semana.
Que delegan realmente los fundadores a la IA
Estas son las tareas que los fundadores mas comunmente delegan a KallyAI:
Negociaciones e investigacion de proveedores
- Llamar a proveedores para cotizaciones de precios
- Comparar prestadores de servicios (contadores, abogados, TI)
- Obtener cotizaciones de suministros de oficina, equipamiento, muebles
- Verificar disponibilidad y tiempos de entrega
Agenda y coordinacion
- Reservar salas de reuniones y lugares para reuniones con inversionistas
- Agendar llamadas con asesores y mentores
- Coordinar entrevistas con candidatos
- Configurar llamadas de demostracion con clientes
Configuracion de oficina y operaciones
- Configurar internet, telefono y servicios para una nueva oficina
- Llamar a propietarios y administradores de propiedades
- Organizar servicios de limpieza y mantenimiento
- Reservar catering para eventos de equipo
Seguros y cumplimiento
- Comparar planes de seguro medico para el equipo
- Obtener cotizaciones de compensacion laboral
- Verificar requisitos de licencias comerciales
- Consultar plazos de cumplimiento
Logistica de contratacion
- Agendar entrevistas con multiples candidatos
- Llamar a referencias
- Coordinar fechas de inicio y logistica de incorporacion
- Configurar cuentas de nomina y beneficios
No te hiciste fundador para estar en espera
KallyAI maneja investigacion de proveedores, agenda de citas y llamadas de segurosāpara que te enfoques en construir tu empresa. Desde $9/mes.
Prueba KallyAI GratisFlujos de trabajo reales de fundadores con KallyAI
Flujo de trabajo 1: Configurando una nueva oficina
La tarea: Firmaste un contrato de arrendamiento. Ahora necesitas internet, muebles, limpieza y servicios.
Lo que harias manualmente: 8ā12 llamadas en 2ā3 dias. Navegar menus telefonicos. Esperar en linea. Tomar notas. Comparar opciones. Tomar decisiones. Agendar instalaciones.
Lo que haces con KallyAI: Envia 4ā5 tareas en 15 minutos.
- "Llama a Comcast y AT&T business. Compara planes de internet para una oficina de 20 personas en [direccion]. Pregunta sobre velocidades, precios, tiempo de instalacion y duracion del contrato."
- "Llama a estos 3 proveedores de muebles de oficina. Obtener cotizaciones para 20 escritorios de pie y sillas. Preguntar sobre precios por volumen, fecha de entrega y ensamblaje."
- "Llama a [empresa de limpieza] y [empresa de limpieza]. Obtener cotizaciones para limpieza semanal de oficina, 280 m2."
Resultado: Al final del dia, tienes comparaciones lado a lado de cada categoria de proveedor. Toma decisiones con el cafe de la manana siguiente.
Flujo de trabajo 2: Preparacion de reuniones con inversionistas
La tarea: Tienes 5 reuniones con inversionistas esta semana. Cada una necesita un lugar o sala de conferencias reservada, y necesitas confirmar horarios.
Lo que harias manualmente: 5ā10 llamadas/emails para reservar salas, confirmar horarios y manejar reprogramaciones.
Lo que haces con KallyAI: "Reserva una sala de conferencias en [coworking] para el martes a las 2pm, 1 hora. Si no esta disponible, verifica el miercoles a las 10am." Envia una tarea por reunion.
Resultado: Las cinco reuniones confirmadas con ubicaciones y horarios. Tu te enfocas en perfeccionar tu pitch.
Flujo de trabajo 3: Seguro medico del equipo
La tarea: Acabas de llegar a 10 empleados y necesitas configurar seguro medico grupal.
Lo que harias manualmente: Llamar a 3ā4 aseguradoras, cada llamada 30ā45 minutos. Navegar opciones complejas de planes. Solicitar cotizaciones. Dar seguimiento cuando no llegan. Comparar planes.
Lo que haces con KallyAI: "Llama a Blue Cross, Aetna y United Healthcare. Pregunta sobre planes de salud grupal para 10 empleados. Obtener prima mensual por empleado, opciones de deducible, disponibilidad dental/vision y plazos de inscripcion."
Resultado: Tres cotizaciones detalladas con comparacion clara. Eliges un plan y sigues adelante.
El costo oculto de hacerlo tu mismo
Cada hora que pasas en trabajo administrativo tiene un costo de oportunidad. Asi se ve realmente:
| Actividad | Tiempo invertido | Costo de oportunidad a $200/hr |
|---|---|---|
| Investigacion de proveedores (5 llamadas) | 2.5 horas | $500 |
| Comparacion de seguros (3 llamadas) | 2 horas | $400 |
| Llamadas de configuracion de oficina | 3 horas | $600 |
| Agenda/coordinacion | 2 horas/semana | $400/semana |
| Total administrativo semanal | ~10 horas | $2,000 |
KallyAI comienza en $9/mes. Incluso el plan Executive a $199/mes es menos de una hora de tiempo de fundador.
El costo real no es solo dineroāes el cambio de contexto. Cada llamada administrativa te saca del trabajo profundo. La investigacion muestra que toma 23 minutos recuperar el enfoque despues de una interrupcion. Cinco llamadas administrativas no cuestan 2.5 horasācuestan la mitad de tu dia productivo.
Asistente IA vs. contratar un EA: edicion para fundadores
| Contratar un EA humano | KallyAI | |
|---|---|---|
| Costo mensual | $3,000ā6,000 (medio tiempo) | $9ā199/mes |
| Disponible | Horario laboral | En cualquier momento |
| Tiempo de preparacion | 2ā4 semanas | Inmediato |
| Capacitacion necesaria | Continua | Ninguna |
| Escala con la demanda | Necesitas contratar mas ayuda | Escala al instante |
| Mejor para | Criterio complejo, relaciones | Llamadas rutinarias, investigacion, agenda |
| Compromiso | Contrato laboral | Cancela en cualquier momento |
Para la mayoria de los fundadores pre-Serie A, un asistente ejecutivo IA maneja el 80% de las necesidades administrativas a menos del 5% del costo de un EA humano. Despues de la Serie A, el enfoque mas inteligente es ambos: IA para volumen, humano para criterio.
Escalando la administracion conforme crece tu empresa
Conforme tu empresa crece, la administracion no escala linealmenteāexplota. Mas empleados significa mas preguntas de seguros, mas relaciones con proveedores, mas complejidad de agenda.
1ā5 empleados: Tu manejas todo. KallyAI quita las llamadas rutinarias de tu plato.
5ā15 empleados: El trabajo administrativo se duplica. KallyAI maneja investigacion de proveedores, llamadas de seguros y agenda mientras tu te enfocas en contratacion y clientes.
15ā50 empleados: Hora de contratar un EA humano o gerente de oficina. Ellos manejan tareas complejas. KallyAI maneja las llamadas de alto volumen (contacto con proveedores, agenda, investigacion) para que tu EA se enfoque en trabajo estrategico.
50+: Tu EA gestiona la IA. Envian tareas de investigacion, revisan resultados y toman decisionesāvolviendose 3x mas productivos que un EA tradicional.
Preguntas frecuentes
Soy emprendedor individual. Es esto excesivo?
Todo lo contrario. Los emprendedores individuales son quienes mas se benefician porque no hay nadie mas a quien delegar. KallyAI Lite a $9/mes te da 15 llamadasāsuficiente para manejar las tareas administrativas que se siguen acumulando.
Puede la IA manejar llamadas que requieren el nombre de mi empresa?
Si. Incluyes los detalles de tu empresa en la descripcion de la tarea, y la IA se presenta en tu nombre. "Estoy llamando en nombre de [Nombre de Empresa] respecto a..."
Que pasa con las llamadas de negocios sensibles?
Usa la IA para recopilar informacionāprecios, disponibilidad, terminos. Maneja tu mismo las negociaciones sensibles, asuntos legales y llamadas criticas para relaciones. La IA hace la investigacion; tu tomas las decisiones.
Como se compara esto con un servicio tradicional de asistente virtual?
Los servicios de asistente virtual cobran $25ā60/hora y requieren agendar con anticipacion. KallyAI esta disponible bajo demanda, comienza en $9/mes y proporciona transcripciones completas de cada interaccion. La compensacion: los VAs humanos manejan tareas mas matizadas.
Puedo usar KallyAI para llamadas de cara al cliente?
KallyAI esta disenado para llamadas salientes en tu nombreāllamar proveedores, agendar, investigar. Es tu asistente ejecutivo personal, no una herramienta de servicio al cliente.
Construye la empresa. Delega el resto.
No te hiciste fundador para pasar tus dias en espera. KallyAI maneja las llamadas, emails e investigacion para que puedas enfocarte en construir tu empresa. Pruebalo por 1$ con 50 creditos, sin tarjeta de credito.
Prueba KallyAI Gratis