Die Kosten für einen Executive Assistant im Jahr 2026 hängen vollständig davon ab, welche Art von Hilfe du benötigst. Ein Vollzeit-EA in einer großen US-Stadt kostet $85.000–175.000/Jahr vollständig belastet. Ein KI-Assistent beginnt bei $9/Monat. Hier ist die vollständige Aufschlüsselung.
Kostenvergleich: Executive-Assistant-Optionen 2026
| Option | Monatliche Kosten | Jährliche Kosten | Was ist enthalten |
|---|---|---|---|
| Vollzeit-EA USA (Junior) | $5.400–7.000 | $65.000–85.000 + Zusatzleistungen | 40 Std./Woche, alle Aufgaben |
| Vollzeit-EA USA (Senior) | $7.500–10.400 | $90.000–125.000 + Zusatzleistungen | 40 Std./Woche, strategische Unterstützung |
| Teilzeit-EA (USA, remote) | $2.800–4.800 | $33.600–57.600 | 20 Std./Woche, flexibel |
| Freiberuflicher EA (pro Stunde) | $35–60/Std. | Variiert | On-demand, projektbasiert |
| Offshore-VA (Philippinen, Indien) | $560–2.000 | $6.720–24.000 | 20–40 Std./Woche, remote |
| KI-Assistent (KallyAI Lite) | $9 | $108 | 15 Anrufe/Monat, E-Mails, Recherche |
| KI-Assistent (KallyAI Pro) | $49 | $588 | 100 Anrufe/Monat, vollständiger Workflow |
| KI-Assistent (KallyAI Executive) | $199 | $2.388 | 600 Anrufe/Monat, Priority-Support |
Die versteckten Kosten der Einstellung eines menschlichen EA
Das Gehalt ist nur der Ausgangspunkt. Berücksichtige die wahren Gesamtkosten:
- Recruiting: $200–25.000, je nachdem, ob du einen Recruiter nutzt
- Einarbeitung: 2–4 Wochen bei reduzierter Produktivität plus $1.000–3.000 für Ausrüstung
- Krankenversicherung: $6.000–15.000/Jahr
- Lohnsteuern: 7,65–10% des Gehalts
- Urlaub und 401k-Match: Zusätzliche 5–10% des Gehalts
- Fluktuationskosten: $5.000–15.000 alle 2–3 Jahre, wenn sie gehen
Wahre Gesamtkosten für einen Vollzeit-EA in den USA: $85.000–175.000/Jahr. Das sind $7.000–14.500/Monat.
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KallyAI übernimmt Telefonanrufe, Terminplanung und Recherche ab $9/Monat—ein Bruchteil der Kosten eines menschlichen Assistenten.
KallyAI für $1 testenWann welche Option sinnvoll ist
Vollzeit-EA—Du benötigst 30+ Stunden/Woche Unterstützung, Aufgaben erfordern Urteilsvermögen und Kontext, Beziehungskontinuität ist wichtig oder du brauchst physische Präsenz. Am besten für C-Suite-Führungskräfte mit $500K+ Vergütung.
Teilzeit-EA ($35–60/Stunde, 10–20 Stunden/Woche)—Du benötigst flexible Verwaltungsunterstützung, kannst aber keine Vollzeiteinstellung rechtfertigen. Am besten für Kleinunternehmer und Berater.
Offshore-VA ($7–25/Stunde)—Gut für E-Mail-Verwaltung, Dateneingabe und Online-Terminplanung. Herausfordernd für US-Telefonanrufe aufgrund von Zeitzonen, Akzentunterschieden und Unkenntnis der US-Systeme.
KI-Assistent—Übernimmt Telefonanrufe, Wartezeiten, Terminplanung, Anbieterrecherche und Koordination zu einem Bruchteil der Kosten. Skaliert sofort. Kein Urlaub, keine Fluktuation, keine Schulung. Übernimmt kein strategisches Denken, Beziehungsaufbau oder Aufgaben, die Echtzeit-Urteilsvermögen erfordern.
Kostenvergleich pro Aufgabe
| Aufgabe | Menschlicher EA Kosten | Offshore-VA Kosten | KI-Kosten (KallyAI) |
|---|---|---|---|
| Einen Arzttermin vereinbaren | $15–30 | $3,50–12,50 | ~$0,50–3,30 |
| Angebote von 5 Anbietern einholen | $75–150 | $17,50–62,50 | ~$2,50–16,50 |
| 20 Event-Zusagen bestätigen | $150–300 | $35–125 | ~$10–66 |
| Restaurant recherchieren und buchen | $15–30 | $3,50–12,50 | ~$0,50–3,30 |
| 3 Termine verschieben | $30–60 | $7–25 | ~$1,50–10 |
Für telefonintensive Aufgaben ist KI 10–50x günstiger als ein menschlicher EA.
Der Hybridansatz: Bester ROI für die meisten Fachleute
Der intelligenteste Ansatz im Jahr 2026 ist nicht die Wahl einer Option—es ist die Kombination.
Solopreneure und Freiberufler: KallyAI Professional ($49/Monat) plus ein Planungstool ($12/Monat). Gesamt: ~$60/Monat vs. $2.800+/Monat für einen Teilzeit-EA.
Kleinunternehmer: KallyAI Executive ($199/Monat) plus ein Teilzeit-VA (5 Stunden/Woche à $35/Std.). Gesamt: ~$900/Monat vs. $5.400+/Monat für einen Vollzeit-EA.
Führungskräfte mit Unternehmensunterstützung: Vollzeit-EA für strategische Arbeit plus KallyAI für Routineanrufe. Dein EA wird 2–3x effektiver, indem er sich auf hochwertige Arbeit konzentriert.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein KI-Assistent ein Ersatz für einen menschlichen EA?
Nicht vollständig. KI übertrifft bei strukturierten, wiederholbaren Aufgaben wie Telefonanrufen, Terminplanung und Recherche. Ein menschlicher EA ist weiterhin besser für strategische Unterstützung, Beziehungsmanagement und Aufgaben, die Urteilsvermögen erfordern. Die meisten Fachleute erzielen die besten Ergebnisse, indem sie KI für das Volumen und einen Menschen für die Komplexität nutzen.
Wie viel kostet ein guter Executive Assistant in einer Großstadt?
In New York, San Francisco oder Los Angeles solltest du mit $75.000–130.000+ Grundgehalt für einen erfahrenen EA rechnen. Mit Zusatzleistungen liegen die vollständig belasteten Kosten bei $100.000–175.000/Jahr. In kleineren Märkten sind die Gehälter 20–30% niedriger.
Kann ein Offshore-VA Anrufe bei US-Unternehmen tätigen?
Das ist möglich, aber die Qualität variiert erheblich. Akzentunterschiede, Unkenntnis der US-Telefonsysteme und Zeitzonenunterschiede machen dies herausfordernd. Für telefonintensive Arbeit übertrifft KI oft Offshore-VAs.
Was ist der günstigste Weg, um Executive-Assistant-Hilfe zu bekommen?
KallyAI Lite für $9/Monat ist die kostengünstigste Option für Anrufdelegation. Für umfassendere Unterstützung bietet die Kombination von KallyAI ($49/Monat) mit einem Teilzeit-Offshore-VA ($500–800/Monat) eine umfassende Abdeckung unter $1.000/Monat.
Wie entscheide ich zwischen der Einstellung eines Menschen und der Nutzung von KI?
Liste deine wöchentlichen Verwaltungsaufgaben auf. Kategorisiere sie: (1) Telefonanrufe und Terminplanung, (2) E-Mail und Recherche, (3) Aufgaben, die Urteilsvermögen und Beziehungsfähigkeiten erfordern. Wenn die meiste Zeit in Kategorie 1 und 2 fließt, erledigt KI dies zu einem Bruchteil der Kosten. Wenn Kategorie 3 dominiert, brauchst du einen Menschen.
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Die beste Lösung hängt von deiner Aufgabenmischung, deinem Budget und davon ab, wie viel Verwaltungsarbeit Telefonanrufe beinhaltet. Teste KallyAI für $1 mit 100 Credits—Geld-zurück-Garantie.
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