Die echten Kosten von Executive Assistant-Hilfe
Vor der ROI-Berechnung: Was vergleichst du? Executive Assistant-Kosten variieren dramatisch je nach Standort, Erfahrung und Beschäftigungsart.
Menschliche Executive Assistant-Kosten (2026)
| Typ | Stundensatz | Jahreskosten | Hinweise |
|---|---|---|---|
| US-basierter Vollzeit-EA | $35–$60/Std. | $65.000–$125.000 | + 20-35% für Sozialleistungen/Steuern |
| US-basierter Teilzeit-EA | $40–$75/Std. | $16.000–$30.000 (10 Std./Woche) | Höher pro Stunde, weniger Stunden |
| Offshore virtueller EA | $7–$25/Std. | $14.000–$50.000 | Zeitzonen-Herausforderungen |
| EA-Service (Magic, etc.) | $35–$60/Std. | $12.000–$36.000 | Geteiltes Assistenten-Modell |
Versteckte Kosten: Einstellung ($5.000-15.000), Schulung (1-3 Monate mit reduzierter Produktivität), Fluktuation, Management-Overhead, Sozialleistungen (bei Vollzeit).
KI Executive Assistant-Kosten (2026)
| Tool | Monatliche Kosten | Jahreskosten | Was es tut |
|---|---|---|---|
| KallyAI | $9–$199 | $108–$2.388 | Telefonanrufe, Termine |
| Lindy | $0–$299 | $0–$3.588 | E-Mail, Workflows |
| Motion | $29–$99 | $348–$1.188 | Kalender-Optimierung |
| Clara | Enterprise | $3.000–$12.000 | Meeting-Planung |
| Vollständiges KI-Paket | $100–$400 | $1.200–$4.800 | Umfassende Abdeckung |
ROI-Berechnung: KI vs. menschlicher EA
Szenario 1: Vollzeit-US-EA durch KI ersetzen
Die Rechnung
- Aktuelle Kosten: $95.000/Jahr (Gehalt + 25% Overhead)
- KI-Paket-Kosten: $300/Monat × 12 = $3.600/Jahr
- Teilzeit-Mensch (10 Std./Woche): $50/Std. × 10 × 52 = $26.000/Jahr
- Hybrid-Gesamt: $29.600/Jahr
- Jährliche Einsparungen: $65.400 (69% Reduktion)
Was du bekommst: KI erledigt 70-80% der Routineaufgaben 24/7. Mensch erledigt strategische Arbeit, Beziehungen und Urteilsentscheidungen.
Szenario 2: KI hinzufügen statt einstellen
Du verbringst 10 Stunden/Woche mit administrativen Aufgaben, die du delegieren könntest.
Die Rechnung
- Dein Zeitwert: $150/Stunde (konservativ für Führungskräfte)
- Zeit für Admin: 10 Stunden/Woche = $1.500/Woche
- Jährliche Opportunitätskosten: $78.000
- KI-Paket-Kosten: $3.600/Jahr
- ROI: 21:1 (jeder ausgegebene $1 bringt $21 zurückgewonnene Zeit)
Szenario 3: Speziell Telefonanrufe
Du machst 20 Telefonanrufe pro Monat mit durchschnittlich 15 Minuten pro Anruf (einschließlich Wartezeit).
Die Rechnung
- Zeit pro Monat: 20 Anrufe × 15 Min. = 5 Stunden
- Bei $150/Std.: $750/Monat Opportunitätskosten
- KallyAI Professional: $49/Monat (100 Anrufe)
- Monatliche Einsparungen: $701
- Jährliche Einsparungen: $8.412
- ROI: 14:1
Berechne deinen Telefonanruf-ROI
Wie viele Anrufe machst du pro Monat? Für $49/Monat für 100 Anrufe rechnet sich KallyAI, wenn du deine Zeit mit nur $10/Stunde bewertest.
KallyAI für $1 testenWas KI ersetzen kann und was nicht
Aufgaben, die KI gut erledigt (70-80% der EA-Arbeit)
- Telefonanrufe: Termine, Reservierungen, Lieferantenanfragen, Support mit langen Wartezeiten
- Terminplanung: Meetingzeiten finden, Einladungen senden, umplanen
- E-Mail-Triage: Posteingang sortieren, Niedrigpriorität archivieren, Antworten entwerfen
- Kalenderverwaltung: Fokuszeit schützen, Puffer hinzufügen, Zeitplan optimieren
- Recherche: Firmeninfo, Kontaktdetails, Basisanalyse
- Dateneingabe: CRM-Updates, Spesenerfassung, Formularausfüllung
Aufgaben, die noch einen Menschen brauchen (20-30%)
- Sensible Kommunikation: Gehaltsverhandlungen, schwierige Gespräche
- Beziehungsmanagement: Persönliche Details erinnern, Beziehung aufbauen
- Strategisches Urteilsvermögen: Entscheiden, was wirklich dringend vs. scheinbar dringend ist
- Krisenmanagement: Unerwartete Situationen, die Echtzeit-Entscheidungen erfordern
- Komplexe Verhandlungen: Lieferantenstreitigkeiten, Vertragsbedingungen
- Emotionale Intelligenz: Zwischen den Zeilen lesen, Spannungen spüren
Das Hybrid-Modell: Maximaler ROI
Der höchste ROI-Ansatz ist weder nur-KI noch nur-Mensch – es ist KI für Volumen und Mensch für Komplexität zu nutzen.
Empfohlenes Paket
| Komponente | Monatliche Kosten | Erledigt |
|---|---|---|
| KallyAI Professional | $49 | Telefonanrufe (100/Monat) |
| Motion Individual | $29 | Kalender-Optimierung |
| Lindy Pro | $50 | E-Mail-Triage, Workflows |
| Teilzeit-Mensch (5 Std./Woche) | $1.000 | Urteilsentscheidungen, Beziehungen |
| Gesamt | ~$1.130/Monat | Umfassende Abdeckung |
Jahreskosten: ~$13.560
vs. Vollzeit-US-EA: $95.000+
Einsparungen: $81.440+ (86% Reduktion)
ROI-Faktoren jenseits direkter Kosten
24/7-Verfügbarkeit
KI macht keinen Urlaub, keine Krankheitstage, keine Mittagspausen. Anrufe können um 6 Uhr oder 23 Uhr getätigt werden. Internationale Terminplanung erfolgt automatisch über Zeitzonen hinweg.
Kein Management-Overhead
KI erfordert keine Leistungsbeurteilungen, keine Feedback-Sitzungen, keine Karriereentwicklungsgespräche. Es funktioniert einfach.
Sofortige Skalierung
Musst du diese Woche 50 Lieferantenanrufe tätigen? KI skaliert sofort. Ein menschlicher EA bräuchte Überstunden oder Hilfe.
Konsistenz
KI folgt jedes Mal demselben Prozess. Keine schlechten Tage, keine Ablenkungen, keine Qualitätsschwankungen.
Null Fluktuation
Durchschnittliche EA-Verweildauer ist 2-3 Jahre. Jede Fluktuation kostet $5.000-15.000 für Einstellung/Schulung. KI kündigt nicht.
Wann menschliche EAs sich noch lohnen
KI ist nicht immer die Antwort. Erwäge einen menschlichen EA, wenn:
- Deine Arbeit intensives Beziehungsmanagement mit wichtigen Stakeholdern erfordert
- Du jemanden brauchst, der dich persönlich bei Events vertreten kann
- Deine Aufgaben erhebliches Urteilsvermögen und strategisches Denken erfordern
- Du es schätzt, eine einzelne Person zu haben, die deinen kompletten Kontext kennt
- Budget keine primäre Einschränkung ist
Selbst dann kann die Ergänzung eines menschlichen EA mit KI-Tools ihn 2-3x effektiver machen – er konzentriert sich auf hochwertige Arbeit, während KI die Routine erledigt.
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