KI-Assistent für Event-Koordination: Events Planen Ohne Telefon-Ping-Pong

Ein Event zu planen ist aufregend. 30 Telefonate dafür zu führen nicht. Hier erfährst du, wie KI die lästigen Anbieteranrufe, Location-Checks und Teilnehmerbestätigungen übernimmt, damit du dich auf das Event selbst konzentrieren kannst.

Das versteckte Telefonat-Problem bei der Eventplanung

Jedes Event, egal welcher Größe, kommt mit einem Stapel Anrufe. Ein Firmenessen für 50 Personen könnte erfordern:

• 4–6 Anrufe bei Locations zur Verfügbarkeitsprüfung und Preisanfrage
• 3–5 Anrufe bei Caterern für Menüs und Angebote
• 2–3 Anrufe bei AV- oder Ausrüstungsverleihfirmen
• 10–20 Anrufe zur Bestätigung von Teilnehmer-Zusagen
• Nachfolge-Anrufe, wenn Leute beim ersten Mal nicht abheben

Das sind 25–40 Anrufe für ein einzelnes Event. Bei 10–15 Minuten pro Anruf (inklusive Wartezeit, Rückrufe und Voicemails) sind das 6–10 Stunden Telefonarbeit. Für eine Hochzeit? Verdopple es. Für ein mehrtägiges Firmen-Offsite? Verdreifache es.

Die meisten Eventplaner und -koordinatoren verbringen mehr Zeit am Telefon als mit der eigentlichen Planung.

Wie KallyAI Event-Koordinationsanrufe übernimmt

KallyAI funktioniert als dein KI-Executive-Assistent für eventbezogene Anrufe. Du beschreibst, was du brauchst, und KallyAI führt die Anrufe durch, sammelt die Informationen und meldet sich mit Ergebnissen und vollständigen Transkripten zurück.

So sieht das in der Praxis aus:

• Location-Verfügbarkeit: "Rufe diese 5 Locations an und frage, ob sie Platz für 50 Personen am 15. März haben. Hole Preise für eine 3-stündige Abendveranstaltung mit privatem Raum ein."
• Catering-Angebote: "Rufe diese Caterer an und frage nach einem Pro-Person-Preis für ein Abendessen für 50 Personen. Frage nach Optionen für spezielle Ernährungsanforderungen und Mindestbestellmengen."
• Dienstleister-Koordination: "Rufe den Floristen, Fotografen und DJ an. Bestätige, dass sie am 15. März von 17–22 Uhr verfügbar sind. Hole die finalen Preise ein."
• Teilnehmerbestätigungen: "Rufe jede Person auf dieser Liste an und bestätige, ob sie am 15. März zum Abendessen kommen. Notiere alle Ernährungseinschränkungen."

Du erhältst strukturierte Ergebnisse für jeden Anruf plus ein vollständiges Transkript, damit nichts verloren geht.

Beispiel-Workflow: Planung eines Firmenessens für 50 Personen

Hier ist ein reales Szenario, das zeigt, wie KallyAI Stunden bei einem Firmenevent spart:

Tag 1 — Location- und Catering-Recherche (15 Minuten deiner Zeit)

Du gibst 5 Location-Anrufe und 4 Catering-Anrufe bei KallyAI ein. Während du in Meetings bist, ruft KallyAI jeden einzelnen an, stellt deine spezifischen Fragen und sammelt Antworten. Am Ende des Tages hast du einen Vergleich aller 9 Optionen, ohne selbst einen einzigen Anruf getätigt zu haben.

Tag 3 — Anbieter-Buchung (10 Minuten deiner Zeit)

Du hast eine Location und einen Caterer ausgewählt. Du gibst Anrufe zur Buchungsbestätigung ein, plus Anrufe an eine AV-Firma und einen Floristen. KallyAI wickelt das Hin und Her ab, bestätigt Termine und holt dir schriftliche Preise ein.

Tag 7 — Teilnehmerbestätigungen (5 Minuten deiner Zeit)

Du gibst eine Liste von 50 Teilnehmern mit einem Bestätigungsskript ein. KallyAI arbeitet die Liste ab, notiert Zusagen, erfasst Ernährungseinschränkungen und markiert alle, die nicht abgehoben haben, für eine Folgerunde.

Planst du ein Event? Lass KI die Anrufe übernehmen.

Von Location-Recherche bis Teilnehmerbestätigungen übernimmt KallyAI die Telefonarbeit. Probiere es für 1 $ mit 100 Credits aus.

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Event-Typen, bei denen KI-Koordination glänzt

Wann KI nutzen vs. selbst anrufen

Lass KallyAI es übernehmen

• Initiale Location- und Anbieter-Recherche (Verfügbarkeit, Preise, Menüs)
• Angebote von mehreren Anbietern einholen
• Teilnehmer-Zusagen bestätigen
• Routine-Nachfassaktionen und Erinnerungen
• Lieferzeitpläne und Aufbauzeiten prüfen

Selbst übernehmen

• Finale Vertragsverhandlungen mit Locations
• Sensible Gespräche über Budgetänderungen
• Komplexe Menü-Anpassungsdiskussionen
• Last-Minute-Koordination am Tag selbst, die Echtzeit-Beurteilung erfordert

Vergleich: Event-Koordinationsansätze

Häufig gestellte Fragen

Kann KI wirklich Locations und Caterer anrufen?

Ja. KallyAI führt echte Telefongespräche mit echten Unternehmen. Du gibst die Telefonnummer und die Fragen an, und KallyAI führt das Gespräch, wartet in der Warteschleife, navigiert durch Telefonmenüs und meldet sich mit Antworten und einem vollständigen Transkript zurück.

Was passiert, wenn der Anbieter eine unerwartete Frage stellt?

KallyAI hält sich an die Informationen, die du bereitgestellt hast. Wenn ein Anbieter etwas außerhalb des Briefings fragt, teilt KallyAI mit, dass es sich später melden wird, und markiert die Frage für dich. Du überprüfst sie und entscheidest, wie du reagierst, entweder indem du KallyAI mit der Antwort zurückschickst oder selbst anrufst.

Wie viele Anbieteranrufe kann ich pro Monat tätigen?

Das hängt von deinem Plan ab. Lite (9 $/Monat) umfasst 15 Anrufe. Professional (49 $/Monat) umfasst 100 Anrufe. Executive (199 $/Monat) umfasst 600 Anrufe. Für ein großes Event decken Professional oder Executive normalerweise alles ab. Du bekommst auch 100 Credits für 1 $, um es auszuprobieren.

Kann ich KallyAI für wiederkehrende Events nutzen?

Absolut. Wenn du monatliche Team-Lunches oder vierteljährliche Off-Sites organisierst, kannst du jedes Mal ähnliche Anrufvorlagen wiederverwenden. Der Prozess wird schneller, wenn du deine Vorlagen verfeinert hast.

Führt KallyAI internationale Anbieteranrufe durch?

KallyAI führt derzeit Anrufe an US-Telefonnummern durch. Für internationale Events kannst du KallyAI für US-basierte Anbieter verwenden und internationale Anrufe separat durchführen.

Dein nächstes Event, ohne Telefon-Ping-Pong

Beginne mit ein paar Anbieter-Rechercheanrufen und sieh, wie viel Zeit du sparst. KallyAI umfasst 100 Credits für 1 $—Geld-zurück-Garantie.

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