Планування заходу — це захоплююче. Здійснити 30 телефонних дзвінків, щоб його організувати — ні. Ось як ШІ обробляє нудні дзвінки постачальникам, перевірки майданчиків та підтвердження гостей, щоб ви могли зосередитися на самому заході.

Прихована проблема телефонних дзвінків у плануванні подій

Кожен захід, незалежно від розміру, супроводжується стеком дзвінків. Корпоративна вечеря на 50 осіб може вимагати:

  • 4-6 дзвінків до майданчиків для перевірки наявності та цін
  • 3-5 дзвінків до кейтерингів для меню та цінових пропозицій
  • 2-3 дзвінки до компаній з оренди AV-обладнання
  • 10-20 дзвінків для підтвердження RSVP учасників
  • Повторні дзвінки, коли люди не відповідають з першого разу

Це 25-40 дзвінків для одного заходу. При 10-15 хвилинах на дзвінок (включаючи очікування, зворотні дзвінки та голосову пошту) ви витрачаєте 6-10 годин на телефонну роботу. Для весілля? Подвоїте. Для багатоденного корпоративного виїзду? Потроїте.

Більшість організаторів подій витрачають більше часу по телефону, ніж на саме планування.

Як KallyAI обробляє дзвінки для координації подій

KallyAI працює як ваш ШІ-виконавчий асистент для дзвінків, пов'язаних з подіями. Ви описуєте, що вам потрібно, а KallyAI здійснює дзвінки, збирає інформацію та звітує з результатами та повними транскриптами.

ШІ обробляє дзвінки для збору інформації та підтверджень. Ви обробляєте дзвінки для прийняття рішень та побудови стосунків.

Що робить ШІ:

  • Початкове дослідження майданчиків та постачальників (наявність, ціни, меню)
  • Збір пропозицій від кількох провайдерів
  • Підтвердження RSVP учасників
  • Рутинні нагадування та перевірки
  • Перевірка графіків доставки та часу підготовки

Плануйте без телефонного пінг-понгу

Нехай KallyAI обробляє дзвінки до майданчиків, цінові пропозиції постачальників та підтвердження гостей.

Спробувати за $1 — 100 кредитів

Приклад робочого процесу: Планування корпоративної вечері на 50 осіб

Ось реальний сценарій, який показує, як KallyAI заощаджує години на корпоративному заході:

Тиждень 1: Дослідження

Ви надсилаєте 5 дзвінків до майданчиків та 4 дзвінки до кейтерингів у KallyAI. Поки ви на нарадах, KallyAI телефонує до кожного, ставить ваші конкретні запитання та збирає відповіді. До кінця дня ви маєте порівняння всіх 9 варіантів, не зробивши жодного дзвінка самостійно.

Тиждень 2: Бронювання

Ви обрали майданчик та кейтеринг. Ви надсилаєте дзвінки для підтвердження бронювань, а також дзвінки до AV-компанії та флориста. KallyAI обробляє переговори, підтверджує дати та отримує письмові ціни.

Тиждень 3-4: Підтвердження

Ви надсилаєте список з 50 учасників зі сценарієм підтвердження. KallyAI обробляє список, фіксує RSVP, записує дієтичні обмеження та позначає тих, хто не відповів, для повторного раунду.

Типи подій, де ШІ-координація найефективніша

ШІ-координація найкраще працює, коли ваші завдання включають великий обсяг дзвінків для збору інформації та підтверджень.

Коли використовувати ШІ, а коли дзвонити самостійно

ШІ ідеально для рутинних дзвінків. Але є ситуації для особистого підходу:

  • Фінальні переговори з майданчиками щодо контрактів
  • Делікатні розмови про зміни бюджету
  • Складні обговорення індивідуального меню
  • Координація в день заходу, що вимагає рішень у реальному часі

Часті запитання

Чи KallyAI дійсно дзвонить у реальні бізнеси?

Так. KallyAI здійснює реальні телефонні дзвінки до реальних бізнесів. Ви надаєте номер телефону та що запитати, а KallyAI веде розмову, чекає на лінії, навігує телефонними меню та звітує з відповідями та повним транскриптом.

Що робити, якщо постачальник задає питання поза межами брифу?

KallyAI дотримується інформації, яку ви надали. Якщо постачальник запитує щось поза брифом, KallyAI повідомляє, що зв'яжеться пізніше, та позначає питання для вас. Ви переглядаєте та вирішуєте, як відповісти.

Скільки дзвінків мені потрібно для заходу?

Це залежить від вашого плану. Lite ($9/місяць) включає 15 дзвінків. Professional ($49/місяць) включає 100 дзвінків. Executive ($199/місяць) включає 600 дзвінків. Для великого заходу зазвичай достатньо Professional або Executive. Ви також отримуєте 100 кредитів за $1, щоб спробувати.

Чи можна використовувати для регулярних подій?

Абсолютно. Якщо ви організовуєте щомісячні командні обіди або щоквартальні виїзди, ви можете повторно використовувати подібні брифи щоразу. Процес стає швидшим у міру вдосконалення шаблонів.

Готові планувати без телефонного пінг-понгу?

Від дослідження майданчиків до підтвердження гостей — нехай KallyAI обробляє телефонну роботу.

Спробувати за $1 — 100 кредитів