Планирование мероприятия — это увлекательно. Совершать 30 звонков для его реализации — нет. Вот как ИИ обрабатывает утомительные звонки поставщикам, проверки площадок и подтверждения участников, чтобы вы могли сосредоточиться на самом мероприятии.
Скрытая проблема телефонных звонков при планировании мероприятий
Каждое мероприятие, независимо от размера, поставляется со стопкой звонков. Корпоративный ужин на 50 человек может требовать:
- 4–6 звонков на площадки для проверки доступности и цен
- 3–5 звонков кейтеринговым компаниям по поводу меню и предложений
- 2–3 звонка компаниям по аренде аудиовизуального или другого оборудования
- 10–20 звонков для подтверждения RSVP участников
- Последующие звонки, когда люди не отвечают с первого раза
Это 25–40 звонков на одно мероприятие. При 10–15 минутах на звонок (включая время ожидания, обратные звонки и голосовую почту) вы смотрите на 6–10 часов телефонной работы. Для свадьбы? Удвойте это. Для многодневного корпоративного выезда? Утройте.
Большинство организаторов мероприятий тратят больше времени на телефоне, чем на фактическое планирование.
Как KallyAI обрабатывает звонки по координации мероприятий
KallyAI работает как ваш ИИ-исполнительный ассистент для звонков, связанных с мероприятиями. Вы описываете, что вам нужно, и KallyAI совершает звонки, собирает информацию и сообщает с результатами и полными расшифровками.
Вот как это выглядит на практике:
- Доступность площадки: "Позвоните на эти 5 площадок и спросите, есть ли у них место на 50 человек 15 марта. Узнайте цену за 3-часовое вечернее мероприятие с отдельной комнатой."
- Предложения по кейтерингу: "Позвоните этим кейтеринговым компаниям и спросите цену на человека за ужин с сервировкой на 50 человек. Спросите о вариантах диетических требований и минимальных требованиях к заказу."
- Координация поставщиков: "Позвоните флористу, фотографу и диджею. Подтвердите, что они доступны 15 марта с 17:00 до 22:00. Узнайте окончательные цены."
- Подтверждения участников: "Позвоните каждому человеку из этого списка и подтвердите, приходят ли они на ужин 15 марта. Отметьте любые диетические ограничения."
Вы получаете структурированные результаты для каждого звонка, плюс полную расшифровку, чтобы ничего не потерялось.
Пример рабочего процесса: Планирование корпоративного ужина на 50 человек
Вот реальный сценарий, показывающий, как KallyAI экономит часы на корпоративном мероприятии:
День 1 — Исследование площадки и кейтеринга (15 минут вашего времени)
Вы отправляете 5 звонков на площадки и 4 звонка по кейтерингу в KallyAI. Пока вы на встречах, KallyAI звонит каждому, задает ваши конкретные вопросы и собирает ответы. К концу дня у вас есть сравнение всех 9 вариантов без единого звонка.
День 3 — Бронирование поставщиков (10 минут вашего времени)
Вы выбрали площадку и кейтеринговую компанию. Вы отправляете звонки для подтверждения бронирования, плюс звонки в компанию аудиовизуального оборудования и флористу. KallyAI обрабатывает взаимодействие, подтверждает даты и получает для вас письменные цены.
День 7 — Подтверждения участников (5 минут вашего времени)
Вы отправляете список из 50 участников со скриптом подтверждения. KallyAI прорабатывает список, отмечает RSVP, записывает диетические ограничения и помечает тех, кто не ответил, для последующего раунда.
Сравнение времени
- Общее время, потраченное вами: ~30 минут за неделю
- Общее время сэкономлено: 8–12 часов телефонных звонков
Планируете мероприятие? Позвольте ИИ обработать звонки.
От исследования площадок до подтверждений участников, KallyAI обрабатывает телефонную работу. Попробуйте за $1 со 100 кредитами.
Попробуйте KallyAI за $1Типы мероприятий, где координация с ИИ блистает
| Тип мероприятия | Типичные звонки | Время сэкономлено с ИИ |
|---|---|---|
| Корпоративный ужин (50 человек) | 25–40 звонков | 6–10 часов |
| Планирование свадьбы | 50–80 звонков | 15–25 часов |
| Вечеринка по случаю дня рождения | 10–20 звонков | 3–5 часов |
| Выездное мероприятие команды (3 дня) | 30–50 звонков | 8–15 часов |
| Конференция или семинар | 40–70 звонков | 12–20 часов |
| Праздничная вечеринка | 15–30 звонков | 4–8 часов |
Когда использовать ИИ, а когда обрабатывать звонки самому
Позвольте KallyAI обработать это
- Первоначальное исследование площадок и поставщиков (доступность, цены, меню)
- Сбор предложений от нескольких поставщиков
- Подтверждение RSVP участников
- Рутинные последующие действия и напоминания
- Проверка графиков доставки и времени установки
Обрабатывайте сами
- Окончательные переговоры по контрактам с площадками
- Деликатные разговоры об изменениях бюджета
- Сложные обсуждения настройки меню
- Координация в последнюю минуту в день мероприятия, требующая реальных суждений
Схема
ИИ обрабатывает звонки по сбору информации и подтверждению. Вы обрабатываете звонки по принятию решений и построению отношений.
Сравнение: Подходы к координации мероприятий
| Подход | Стоимость | Инвестиция времени | Масштабируемость |
|---|---|---|---|
| Делать самому | Бесплатно | 10–25+ часов | Низкая—вы узкое место |
| Нанять организатора мероприятий | $2,000–10,000+ | 2–5 часов (надзор) | Высокая—но дорогая |
| Виртуальный ассистент | $500–2,000 | 3–8 часов (брифинг + надзор) | Средняя |
| KallyAI ($49/мес Professional) | $49/месяц | 30–60 минут | Высокая—масштабируется до любого размера мероприятия |
Часто задаваемые вопросы
Может ли ИИ действительно звонить на площадки и в кейтеринговые компании?
Да. KallyAI совершает настоящие телефонные звонки реальным предприятиям. Вы предоставляете номер телефона и что спросить, и KallyAI обрабатывает разговор, ждет на линии, ориентируется в телефонных меню и сообщает с ответами и полной расшифровкой.
Что, если поставщик задаст вопрос, который я не предвидел?
KallyAI придерживается предоставленной вами информации. Если поставщик спрашивает что-то вне брифа, KallyAI сообщает, что свяжется позже, и отмечает вопрос для вас. Вы просматриваете его и решаете, как ответить, либо отправив KallyAI обратно с ответом, либо позвонив сами.
Сколько звонков поставщикам я могу совершить в месяц?
Это зависит от вашего тарифа. Lite ($9/месяц) включает 15 звонков. Professional ($49/месяц) включает 100 звонков. Executive ($199/месяц) включает 600 звонков. Для большого мероприятия Professional или Executive обычно покрывают это. Вы также получаете 100 кредитов за $1, чтобы попробовать.
Могу ли я использовать KallyAI для повторяющихся мероприятий?
Абсолютно. Если вы проводите ежемесячные обеды для команды или ежеквартальные выездные мероприятия, вы можете повторно использовать похожие брифы звонков каждый раз. Процесс становится быстрее по мере того, как вы совершенствуете свои шаблоны.
Обрабатывает ли KallyAI международные звонки поставщикам?
KallyAI в настоящее время совершает звонки на номера телефонов в США. Для международных мероприятий вы можете использовать KallyAI для поставщиков в США и обрабатывать международные звонки отдельно.
Ваше следующее мероприятие, без телефонной игры
Начните с нескольких звонков по исследованию поставщиков и посмотрите, сколько времени вы сэкономите. KallyAI включает 100 кредитов за $1—гарантия возврата денег.
Попробуйте KallyAI за $1