Il costo reale dell'aiuto di un assistente esecutivo
Prima di calcolare il ROI, stabiliamo cosa stai confrontando. I costi degli assistenti esecutivi variano drammaticamente in base a posizione, esperienza e tipo di impiego.
Costi assistente esecutivo umano (2026)
| Tipo | Tariffa Oraria | Costo Annuale | Note |
|---|---|---|---|
| Assistente tempo pieno Italia | €30–€55/ora | €60.000–€120.000 | Aggiungi 30-40% per benefit/tasse |
| Assistente part-time Italia | €35–€65/ora | €15.000–€28.000 (10 ore/sett) | Tariffa oraria maggiore, meno ore |
| Assistente virtuale offshore | €7–€25/ora | €14.000–€50.000 | Sfide fusi orari |
| Servizio assistente (Magic, ecc.) | €35–€60/ora | €12.000–€36.000 | Modello assistente condiviso |
Costi nascosti: Assunzione (€5.000-15.000), formazione (1-3 mesi a produttività ridotta), rischio turnover, overhead gestionale, benefit (se tempo pieno).
Costi assistente esecutivo IA (2026)
| Strumento | Costo Mensile | Costo Annuale | Cosa fa |
|---|---|---|---|
| KallyAI | $9–$199 | $108–$2.388 | Telefonate, appuntamenti |
| Lindy | $0–$299 | $0–$3.588 | Email, workflow |
| Motion | $29–$99 | $348–$1.188 | Ottimizzazione calendario |
| Clara | Enterprise | $3.000–$12.000 | Pianificazione riunioni |
| Pacchetto IA completo | $100–$400 | $1.200–$4.800 | Copertura completa |
Calcolo ROI: IA vs. assistente umano
Scenario 1: Sostituire un assistente italiano a tempo pieno con IA
I Numeri
- Costo attuale: €95.000/anno (stipendio + 25% overhead)
- Costo pacchetto IA: €300/mese × 12 = €3.600/anno
- Umano part-time (10 ore/sett): €50/ora × 10 × 52 = €26.000/anno
- Totale ibrido: €29.600/anno
- Risparmio annuale: €65.400 (riduzione 69%)
Cosa ottieni: L'IA gestisce 70-80% dei compiti di routine 24/7. L'umano gestisce lavoro strategico, relazioni e decisioni critiche.
Scenario 2: Aggiungere IA invece di assumere
Spendi 10 ore/settimana in compiti amministrativi che potresti delegare.
I Numeri
- Valore tuo tempo: €150/ora (conservativo per dirigenti)
- Tempo speso in admin: 10 ore/settimana = €1.500/settimana
- Costo opportunità annuale: €78.000
- Costo pacchetto IA: €3.600/anno
- ROI: 21:1 (ogni €1 speso ritorna €21 in tempo recuperato)
Scenario 3: Telefonate specificamente
Fai 20 telefonate al mese con media 15 minuti ciascuna (incluso tempo di attesa).
I Numeri
- Tempo al mese: 20 chiamate × 15 min = 5 ore
- A €150/ora: €750/mese costo opportunità
- KallyAI Professional: $49/mese (100 chiamate)
- Risparmio mensile: €701
- Risparmio annuale: €8.412
- ROI: 14:1
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Quante chiamate fai al mese? A $49/mese per 100 chiamate, KallyAI si ripaga da solo se valuti il tuo tempo anche solo €10/ora.
Prova KallyAI a $1Cosa l'IA può e non può sostituire
Compiti che l'IA gestisce bene (70-80% del lavoro assistente)
- Telefonate: Appuntamenti, prenotazioni, richieste fornitori, supporto con attese lunghe
- Pianificazione: Trovare orari riunioni, inviare inviti, riprogrammare
- Smistamento email: Ordinare inbox, archiviare bassa priorità, bozze risposte
- Gestione calendario: Proteggere tempo focus, aggiungere buffer, ottimizzare programma
- Ricerca: Info aziende, dettagli contatti, analisi base
- Inserimento dati: Aggiornamenti CRM, registrazione spese, compilazione moduli
Compiti che necessitano ancora un umano (20-30%)
- Comunicazione sensibile: Discussioni stipendi, conversazioni difficili
- Gestione relazioni: Ricordare dettagli personali, costruire rapporto
- Giudizio strategico: Decidere cosa è veramente urgente vs. apparentemente urgente
- Gestione crisi: Situazioni inaspettate che richiedono decisioni in tempo reale
- Negoziazioni complesse: Dispute fornitori, termini contrattuali
- Intelligenza emotiva: Leggere tra le righe, percepire tensioni
Il modello ibrido: ROI massimo
L'approccio con il ROI più alto non è solo-IA o solo-umano—è usare l'IA per il volume e l'umano per la complessità.
Pacchetto raccomandato
| Componente | Costo Mensile | Gestisce |
|---|---|---|
| KallyAI Professional | $49 | Telefonate (100/mese) |
| Motion Individual | $29 | Ottimizzazione calendario |
| Lindy Pro | $50 | Smistamento email, workflow |
| Umano part-time (5 ore/sett) | €1.000 | Decisioni critiche, relazioni |
| Totale | ~€1.130/mese | Copertura completa |
Costo annuale: ~€13.560
vs. assistente tempo pieno Italia: €95.000+
Risparmio: €81.440+ (riduzione 86%)
Fattori ROI oltre il costo diretto
Disponibilità 24/7
L'IA non prende ferie, giorni malattia o pause pranzo. Le chiamate possono essere fatte alle 6 del mattino o alle 11 di sera. La pianificazione internazionale avviene attraverso fusi orari automaticamente.
Nessun overhead gestionale
L'IA non richiede valutazioni prestazioni, sessioni feedback, conversazioni sviluppo carriera. Funziona e basta.
Scalabilità istantanea
Devi fare 50 chiamate fornitori questa settimana? L'IA scala istantaneamente. Un assistente umano avrebbe bisogno di straordinari o aiuto.
Coerenza
L'IA segue lo stesso processo ogni volta. Niente giorni no, niente distrazioni, niente variazione di qualità.
Zero rischio turnover
La permanenza media assistente è 2-3 anni. Ogni turnover costa €5.000-15.000 in assunzione/formazione. L'IA non si dimette.
Quando gli assistenti umani valgono ancora la pena
L'IA non è sempre la risposta. Considera un assistente umano se:
- Il tuo lavoro richiede pesante gestione relazioni con stakeholder chiave
- Hai bisogno di qualcuno che possa rappresentarti di persona agli eventi
- I tuoi compiti richiedono giudizio significativo e pensiero strategico
- Valuti avere una singola persona che conosca il tuo contesto completo
- Il budget non è un vincolo primario
Anche in questo caso, potenziare un assistente umano con strumenti IA può renderlo 2-3x più efficace—si concentra sul lavoro ad alto valore mentre l'IA gestisce la routine.
Inizia con le telefonate
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