Planificar un evento es emocionante. Hacer 30 llamadas telefónicas para llevarlo a cabo no lo es. Así es como la IA maneja las tediosas llamadas a proveedores, verificaciones de locales y confirmaciones de asistentes para que puedas concentrarte en el evento en sí.
El problema oculto de las llamadas telefónicas en la planificación de eventos
Cada evento, sin importar el tamaño, viene con una pila de llamadas. Una cena corporativa de 50 personas podría requerir:
- 4–6 llamadas a locales verificando disponibilidad y precios
- 3–5 llamadas a servicios de catering para menús y cotizaciones
- 2–3 llamadas a empresas de AV o alquiler de equipos
- 10–20 llamadas para confirmar RSVPs de asistentes
- Llamadas de seguimiento cuando la gente no contesta la primera vez
Son 25–40 llamadas para un solo evento. A 10–15 minutos por llamada (incluyendo tiempo de espera, devoluciones de llamadas y buzones de voz), estás viendo 6–10 horas de trabajo telefónico. ¿Para una boda? Duplícalo. ¿Para un retiro corporativo de varios días? Triplícalo.
La mayoría de los planificadores y coordinadores de eventos pasan más tiempo al teléfono que en la planificación real.
Cómo KallyAI maneja las llamadas de coordinación de eventos
KallyAI funciona como tu asistente ejecutivo de IA para llamadas relacionadas con eventos. Describes lo que necesitas y KallyAI hace las llamadas, recopila la información y te informa con resultados y transcripciones completas.
Así es como se ve en la práctica:
- Disponibilidad de locales: "Llama a estos 5 locales y pregunta si tienen espacio para 50 personas el 15 de marzo. Obtén precios para un evento de 3 horas por la tarde con sala privada."
- Cotizaciones de catering: "Llama a estos catering y pide un precio por persona para una cena servida para 50. Pregunta sobre opciones de acomodación dietética y requisitos de pedido mínimo."
- Coordinación de proveedores: "Llama al florista, fotógrafo y DJ. Confirma que están disponibles el 15 de marzo de 5–10pm. Obtén precios finales."
- Confirmaciones de asistentes: "Llama a cada persona en esta lista y confirma si asistirán a la cena del 15 de marzo. Anota cualquier restricción dietética."
Obtienes resultados estructurados para cada llamada, más una transcripción completa para que nada se pierda.
Ejemplo de flujo de trabajo: Planificando una cena corporativa de 50 personas
Aquí hay un escenario real que muestra cómo KallyAI ahorra horas en un evento corporativo:
Día 1 — Investigación de local y catering (15 minutos de tu tiempo)
Envías 5 llamadas de locales y 4 llamadas de catering a KallyAI. Mientras estás en reuniones, KallyAI llama a cada uno, hace tus preguntas específicas y recopila respuestas. Al final del día, tienes una comparación de las 9 opciones sin hacer una sola llamada tú mismo.
Día 3 — Reserva de proveedores (10 minutos de tu tiempo)
Has elegido un local y catering. Envías llamadas para confirmar reservas, más llamadas a una empresa de AV y un florista. KallyAI maneja el intercambio, confirma fechas y te consigue precios por escrito.
Día 7 — Confirmaciones de asistentes (5 minutos de tu tiempo)
Envías una lista de 50 asistentes con un guión de confirmación. KallyAI trabaja en la lista, anota RSVPs, registra restricciones dietéticas y marca a cualquiera que no contestó para una ronda de seguimiento.
Comparación de tiempo
- Tiempo total gastado por ti: ~30 minutos a lo largo de la semana
- Tiempo total ahorrado: 8–12 horas de llamadas telefónicas
¿Planificando un evento? Deja que la IA maneje las llamadas.
Desde la investigación de locales hasta las confirmaciones de asistentes, KallyAI maneja el trabajo telefónico. Pruébalo por $1 con 100 créditos.
Prueba KallyAI por $1Tipos de eventos donde brilla la coordinación con IA
| Tipo de Evento | Llamadas Típicas | Tiempo Ahorrado con IA |
|---|---|---|
| Cena corporativa (50 personas) | 25–40 llamadas | 6–10 horas |
| Planificación de boda | 50–80 llamadas | 15–25 horas |
| Fiesta de cumpleaños | 10–20 llamadas | 3–5 horas |
| Retiro de equipo (3 días) | 30–50 llamadas | 8–15 horas |
| Conferencia o seminario | 40–70 llamadas | 12–20 horas |
| Fiesta navideña | 15–30 llamadas | 4–8 horas |
Cuándo usar IA vs. hacer las llamadas tú mismo
Deja que KallyAI lo maneje
- Investigación inicial de locales y proveedores (disponibilidad, precios, menús)
- Recopilar cotizaciones de múltiples proveedores
- Confirmar RSVPs de asistentes
- Seguimientos y recordatorios rutinarios
- Verificar horarios de entrega y montaje
Manéjalo tú mismo
- Negociaciones finales de contratos con locales
- Conversaciones sensibles sobre cambios de presupuesto
- Discusiones complejas de personalización de menús
- Coordinación de último minuto el día del evento que requiere juicio en tiempo real
El patrón
La IA maneja las llamadas de recopilación de información y confirmación. Tú manejas las llamadas de toma de decisiones y relaciones.
Comparación: Enfoques de coordinación de eventos
| Enfoque | Costo | Inversión de Tiempo | Escalabilidad |
|---|---|---|---|
| Hazlo tú mismo | Gratis | 10–25+ horas | Baja—tú eres el cuello de botella |
| Contratar un planificador de eventos | $2,000–10,000+ | 2–5 horas (supervisión) | Alta—pero costosa |
| Asistente virtual | $500–2,000 | 3–8 horas (briefing + supervisión) | Media |
| KallyAI ($49/mes Professional) | $49/mes | 30–60 minutos | Alta—escala a cualquier tamaño de evento |
Preguntas Frecuentes
¿Puede la IA realmente llamar a locales y servicios de catering?
Sí. KallyAI realiza llamadas telefónicas reales a negocios reales. Proporcionas el número de teléfono y qué preguntar, y KallyAI maneja la conversación, espera en espera, navega menús telefónicos y te informa con respuestas y una transcripción completa.
¿Qué pasa si el proveedor hace una pregunta que no anticipé?
KallyAI se ciñe a la información que has proporcionado. Si un proveedor pregunta algo fuera del brief, KallyAI le hace saber que hará seguimiento, y marca la pregunta para ti. Tú la revisas y decides cómo responder, ya sea enviando a KallyAI de vuelta con la respuesta o llamando tú mismo.
¿Cuántas llamadas a proveedores puedo hacer por mes?
Depende de tu plan. Lite ($9/mes) incluye 15 llamadas. Professional ($49/mes) incluye 100 llamadas. Executive ($199/mes) incluye 600 llamadas. Para un evento grande, Professional o Executive generalmente lo cubre. También obtienes 100 créditos por $1 para probarlo.
¿Puedo usar KallyAI para eventos recurrentes?
Absolutamente. Si organizas almuerzos mensuales de equipo o retiros trimestrales, puedes reutilizar briefs de llamadas similares cada vez. El proceso se vuelve más rápido a medida que perfeccionas tus plantillas.
¿KallyAI maneja llamadas a proveedores internacionales?
KallyAI actualmente realiza llamadas a números telefónicos de EE.UU. Para eventos internacionales, puedes usar KallyAI para proveedores en EE.UU. y manejar llamadas internacionales por separado.
Tu próximo evento, sin el ping-pong telefónico
Comienza con algunas llamadas de investigación de proveedores y ve cuánto tiempo ahorras. KallyAI incluye 100 créditos por $1—garantía de devolución de dinero.
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