Greenfield Consulting ist eine 12-köpfige professionelle Dienstleistungsfirma. Wie viele Kleinunternehmen ertranken sie in Telefonaten – Lieferantenkoordination, Kundenterminplanung, Verwaltungsaufgaben. Dies ist die Geschichte, wie sie 15+ Stunden pro Woche zurückgewannen.
Die Herausforderung: Tod durch Telefonate
Greenfields Team von 12 Personen umfasst Berater, Projektmanager und Verwaltungspersonal. Vor KallyAI sah ihre Telefonbelastung so aus:
Wöchentliche Telefonanruf-Aufschlüsselung
- Kundenterminplanung: 4 Stunden/Woche (Umplanung, Bestätigungen, Nachverfolgungen)
- Lieferantenkoordination: 5 Stunden/Woche (Angebote, Auftragsstatus, Lieferung)
- Verwaltungsanrufe: 3 Stunden/Woche (Versicherung, Versorgung, Dienstleistungen)
- Informationsbeschaffung: 3 Stunden/Woche (Recherche, Preise, Verfügbarkeit)
Gesamt: 15+ Stunden pro Woche im Team
Die versteckten Kosten
Über die direkte Zeit hinaus identifizierte Greenfield mehrere versteckte Kosten:
- Berater mit 150€/Stunde machten Aufgaben im Wert von 20€/Stunde
- Projektverzögerungen, wenn Anrufe nicht rechtzeitig getätigt wurden
- Inkonsistente Nachverfolgung je nachdem, wer den Anruf tätigte
- Personalfrustration und Moralprobleme rund um Telefonaufgaben
Die Lösung: Phasenweise Implementierung
Greenfield nahm einen gemessenen Ansatz zur Implementierung von KallyAI, startete klein und erweiterte basierend auf Ergebnissen.
Phase 1: Lieferantenanrufe (Woche 1-2)
Fokus: Auftragsstatus, Lieferkoordination, Angebotsanfragen
Wer: Betriebsleiter und 2 Projektmanager
Ergebnisse:
- 5 Stunden/Woche auf 30 Minuten Überprüfung reduziert
- Schnellere Reaktionszeiten (Anrufe sofort getätigt, nicht in Warteschlange)
- Bessere Dokumentation (automatische Transkripte)
Phase 2: Kundenterminplanung (Woche 3-4)
Fokus: Terminbuchung, Umplanung, Bestätigungen
Wer: Verwaltungsassistent und Berater
Ergebnisse:
- 4 Stunden/Woche auf 20 Minuten Überprüfung reduziert
- Weniger verpasste Termine (konsistente Bestätigungsanrufe)
- Verwaltungszeit für höherwertige Arbeit freigesetzt
Phase 3: Alles andere (Woche 5+)
Fokus: Verwaltungsanrufe, Informationsbeschaffung, Recherche
Wer: Gesamtes Team nach Bedarf
Ergebnisse:
- Verbleibende 6 Stunden/Woche auf 30 Minuten reduziert
- Teamweite Akzeptanz mit gemeinsamen Workspace
Die Ergebnisse: Nach Zahlen
Schlüsselkennzahlen nach 90 Tagen
| Kennzahl | Vorher | Nachher | Änderung |
|---|---|---|---|
| Wöchentliche Telefonzeit | 15+ Stunden | 1,5 Stunden | -90% |
| Durchschn. Zeit pro Aufgabe | 18 Min | 2 Min (Überprüfung) | -89% |
| Anrufserfolgsrate | 82% | 94% | +12% |
| Monatliche Kosten | 4.500€* | 95€ | -98% |
*Geschätzte Kosten basierend auf gemischtem Stundensatz von 75€ × 15 Stunden × 4 Wochen
Qualitative Verbesserungen
- Moralschub: Teammitglieder berichteten von deutlich weniger Frustration mit Telefonaufgaben
- Schnellere Bearbeitung: Anrufe sofort getätigt statt in Warteschlange für „wenn ich Zeit habe"
- Bessere Dokumentation: Automatische Transkripte reduzierten „Was haben sie gesagt?"-Fragen
- Konsistenz: Gleiche Qualität der Nachverfolgung unabhängig davon, wer delegiert
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KallyAI für $1 testenGelernte Lektionen
1. Beginne mit volumenstarken, wenig komplexen Anrufen
Greenfield begann mit Lieferantenstatusanrufen – hohes Volumen, vorhersehbare Gespräche. Dies baute Vertrauen auf, bevor kundenorientierte Anrufe angegangen wurden.
2. Setze klare Erwartungen
Das Team etablierte Richtlinien, welche Anrufe zu delegieren vs. persönlich zu handhaben sind. Generell: Routine = delegieren, beziehungskritisch = persönlich.
3. Überprüfe Zusammenfassungen, nicht Transkripte
Anfangs lasen einige Teammitglieder vollständige Transkripte für jeden Anruf. Sie lernten, dass Zusammenfassungen für 95% der Fälle ausreichend waren und noch mehr Zeit sparten.
4. Nutze gemeinsame Workspaces
Durch Teilen von Anrufergebnissen in einem Team-Workspace blieb jeder informiert, ohne E-Mails weiterzuleiten oder „Hast du diesen Anruf getätigt?" zu fragen.
5. Messe und iteriere
Greenfield verfolgte wöchentlich Zeiteinsparungen für den ersten Monat. Diese Daten halfen, ihren Ansatz zu verfeinern und die Investition zu rechtfertigen.
Die Perspektive des Eigentümers
„Ich verbrachte früher jeden Montag zwei Stunden mit Lieferantenanrufen. Jetzt überprüfe ich Zusammenfassungen beim Kaffee in 10 Minuten. Das ist nicht nur Zeitersparnis – es ist ein völlig anderes Montagmorgen-Erlebnis."
— Geschäftsführender Partner, Greenfield Consulting
Probiere es selbst
Greenfields Erfolg war nicht einzigartig – es ist ein wiederholbares Muster. Hier ist, wie du es replizieren kannst:
- Prüfe deine Anrufe: Verfolge Telefonzeit für eine Woche
- Identifiziere schnelle Erfolge: Welche Anrufe sind volumenreich und routinemäßig?
- Beginne klein: Teste mit einer Art von Anruf
- Messe Ergebnisse: Vergleiche Zeit vorher und nachher
- Erweitere basierend auf Daten: Füge mehr Anruftypen hinzu, während du validierst