Greenfield Consulting — это фирма профессиональных услуг из 12 человек. Как и многие малые предприятия, они тонули в телефонных звонках — координация с поставщиками, планирование встреч с клиентами, административные задачи. Это история о том, как они вернули себе более 15 часов в неделю.

Примечание: Название компании изменено для конфиденциальности. Данные и результаты реальные.

Задача: Смерть от телефонных звонков

Команда Greenfield из 12 человек включает консультантов, проект-менеджеров и административный персонал. До KallyAI их телефонная нагрузка выглядела так:

Еженедельная разбивка телефонных звонков

  • Планирование с клиентами: 4 часа в неделю (перенос встреч, подтверждения, последующий контакт)
  • Координация с поставщиками: 5 часов в неделю (запросы предложений, статус заказа, доставка)
  • Административные звонки: 3 часа в неделю (страховка, коммунальные услуги, сервисы)
  • Сбор информации: 3 часа в неделю (исследования, цены, доступность)

Итого: более 15 часов в неделю по всей команде

Скрытые затраты

Помимо прямого времени, Greenfield выявил несколько скрытых затрат:

  • Консультанты со ставкой $150 в час выполняли задачи за $20 в час
  • Задержки проектов, когда звонки не совершались вовремя
  • Непоследовательное выполнение в зависимости от того, кто делал звонок
  • Разочарование и проблемы с моралью персонала из-за телефонных обязанностей

Решение: Поэтапное внедрение

Greenfield применил взвешенный подход к внедрению KallyAI, начав с малого и расширяя на основе результатов.

Фаза 1: Звонки поставщикам (Недели 1-2)

Фокус: Статус заказа, координация доставки, запросы предложений

Кто: Операционный менеджер и 2 проект-менеджера

Результаты:

  • 5 часов в неделю сократились до 30 минут проверки
  • Более быстрое время отклика (звонки совершались немедленно, а не ставились в очередь)
  • Лучшая документация (автоматические расшифровки)

Фаза 2: Планирование с клиентами (Недели 3-4)

Фокус: Бронирование встреч, перенос, подтверждения

Кто: Административный помощник и консультанты

Результаты:

  • 4 часа в неделю сократились до 20 минут проверки
  • Меньше пропущенных встреч (последовательные звонки-подтверждения)
  • Время администратора освобождено для более ценной работы

Фаза 3: Всё остальное (Неделя 5+)

Фокус: Административные звонки, сбор информации, исследования

Кто: Вся команда по мере необходимости

Результаты:

  • Оставшиеся 6 часов в неделю сократились до 30 минут
  • Внедрение в масштабах всей команды с общим рабочим пространством

Результаты: В цифрах

Ключевые метрики после 90 дней

МетрикаДоПослеИзменение
Еженедельное время на звонки15+ часов1,5 часа-90%
Среднее время на задачу18 мин2 мин (проверка)-89%
Успешность звонков82%94%+12%
Месячная стоимость$4,500*$95-98%

*Оценочная стоимость на основе смешанной почасовой ставки $75 × 15 часов × 4 недели

Качественные улучшения

  • Повышение морали: Члены команды отметили значительно меньшее разочарование от телефонных обязанностей
  • Более быстрое выполнение: Звонки совершались немедленно, а не ставились в очередь на "когда будет время"
  • Лучшая документация: Автоматические расшифровки сократили вопросы типа "что они сказали?"
  • Последовательность: Одинаковое качество выполнения независимо от того, кто делегирует

Получите аналогичные результаты для своего бизнеса

Начните с пробной версии за $1 и измерьте свою экономию.

Попробуйте KallyAI за $1

Извлеченные уроки

1. Начните с высокочастотных, низкосложных звонков

Greenfield начал с звонков о статусе поставщиков — большой объём, предсказуемые разговоры. Это создало уверенность перед переходом к звонкам с клиентами.

2. Установите чёткие ожидания

Команда установила руководящие принципы того, какие звонки делегировать, а какие обрабатывать лично. В целом: рутинные = делегировать, критически важные для отношений = личные.

3. Просматривайте резюме, а не расшифровки

На ранних этапах некоторые члены команды читали полные расшифровки каждого звонка. Они узнали, что резюме было достаточно в 95% случаев, экономя ещё больше времени.

4. Используйте общие рабочие пространства

Делясь результатами звонков в командном рабочем пространстве, все оставались в курсе без пересылки писем или вопросов "ты сделал этот звонок?"

5. Измеряйте и итерируйте

Greenfield отслеживал экономию времени еженедельно в течение первого месяца. Эти данные помогли уточнить их подход и обосновать инвестиции.

Перспектива владельца

"Я тратил два часа каждый понедельник на звонки поставщикам. Теперь я просматриваю резюме за кофе за 10 минут. Это не просто экономия времени — это совершенно другой опыт понедельничного утра."

— Управляющий партнёр, Greenfield Consulting

Попробуйте сами

Успех Greenfield не был уникальным — это повторяемый паттерн. Вот как его повторить:

  1. Проведите аудит своих звонков: Отслеживайте время на телефоне в течение одной недели
  2. Определите быстрые победы: Какие звонки высокочастотные и рутинные?
  3. Начните с малого: Протестируйте с одним типом звонков
  4. Измерьте результаты: Сравните время до и после
  5. Расширяйте на основе данных: Добавляйте больше типов звонков по мере валидации

Ваша очередь экономить 15+ часов в неделю

Начните пробную версию за $1 уже сегодня.

Попробуйте KallyAI за $1