A Greenfield Consulting é uma empresa de serviços profissionais com 12 pessoas. Como muitas pequenas empresas, estavam a afogar-se em chamadas telefónicas — coordenação com fornecedores, agendamento de clientes, tarefas administrativas. Esta é a história de como recuperaram mais de 15 horas por semana.
O Desafio: Morte por Chamadas Telefónicas
A Equipe de 12 pessoas da Greenfield inclui consultores, gestores de projetos e pessoal administrativo. Antes do KallyAI, a sua carga telefónica era assim:
Distribuição de Chamadas Telefónicas Semanais
- Agendamento de clientes: 4 horas/semana (reagendamentos, confirmações, seguimentos)
- Coordenação com fornecedores: 5 horas/semana (orçamentos, estado de encomendas, entregas)
- Chamadas administrativas: 3 horas/semana (seguros, serviços públicos, serviços)
- Recolha de informação: 3 horas/semana (pesquisa, preços, disponibilidade)
Total: Mais de 15 horas por semana em toda a Equipe
Os Custos Ocultos
Para além do tempo direto, a Greenfield identificou vários custos ocultos:
- Consultores que cobram $150/hora estavam a fazer tarefas de $20/hora
- Atrasos em projetos quando as chamadas não eram feitas prontamente
- Seguimento inconsistente dependendo de quem fazia a chamada
- Frustração e problemas de moral do pessoal relacionados com tarefas telefónicas
A Solução: Implementação Faseada
A Greenfield adotou uma abordagem medida para implementar o KallyAI, começando pequeno e expandindo com base nos resultados.
Fase 1: Chamadas a Fornecedores (Semana 1-2)
Foco: Estado de encomendas, coordenação de entregas, pedidos de orçamento
Quem: Gestor de operações e 2 gestores de projetos
Resultados:
- 5 horas/semana reduzidas para 30 minutos de revisão
- Tempos de resposta mais rápidos (chamadas feitas imediatamente, não em fila de espera)
- Melhor documentação (transcrições automáticas)
Fase 2: Agendamento de Clientes (Semana 3-4)
Foco: Marcação de consultas, reagendamentos, confirmações
Quem: Assistente administrativo e consultores
Resultados:
- 4 horas/semana reduzidas para 20 minutos de revisão
- Menos consultas perdidas (chamadas de confirmação consistentes)
- Tempo administrativo libertado para trabalho de maior valor
Fase 3: Tudo o Resto (Semana 5+)
Foco: Chamadas administrativas, recolha de informação, pesquisa
Quem: Toda a Equipe conforme necessário
Resultados:
- Restantes 6 horas/semana reduzidas para 30 minutos
- Adoção em toda a Equipe com espaço de trabalho partilhado
Os Resultados: Pelos Números
Métricas-Chave Após 90 Dias
| Métrica | Antes | Depois | Mudança |
|---|---|---|---|
| Tempo telefónico semanal | 15+ horas | 1,5 horas | -90% |
| Tempo médio por tarefa | 18 min | 2 min (revisão) | -89% |
| Taxa de sucesso de chamadas | 82% | 94% | +12% |
| Custo mensal | $4.500* | $95 | -98% |
*Custo estimado baseado em taxa horária combinada de $75 × 15 horas × 4 semanas
Melhorias Qualitativas
- Aumento da moral: Membros da Equipe reportaram significativamente menos frustração com tarefas telefónicas
- Resposta mais rápida: Chamadas feitas imediatamente em vez de em fila de espera para "quando tenho tempo"
- Melhor documentação: Transcrições automáticas reduziram as questões "o que é que disseram?"
- Consistência: Mesma qualidade de seguimento independentemente de quem delega
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Experimente KallyAI por $1Lições Aprendidas
1. Começa com Chamadas de Alto Volume e Baixa Complexidade
A Greenfield começou com chamadas de estado a fornecedores — alto volume, conversas previsíveis. Isto construiu confiança antes de lidar com chamadas voltadas para clientes.
2. Define Expectativas Claras
A Equipe estabeleceu diretrizes para que chamadas delegar vs lidar pessoalmente. Geralmente: rotina = delegar, crítico para relacionamento = pessoal.
3. Revê Resumos, Não Transcrições
No início, alguns membros da Equipe liam transcrições completas de cada chamada. Aprenderam que os resumos eram suficientes para 95% dos casos, poupando ainda mais tempo.
4. Usa Espaços de Trabalho Partilhados
Ao partilhar resultados de chamadas num espaço de trabalho de Equipe, todos ficavam informados sem reencaminhar emails ou perguntar "fizeste essa chamada?"
5. Mede e Itera
A Greenfield acompanhou poupanças de tempo semanalmente durante o primeiro mês. Estes dados ajudaram a refinar a sua abordagem e justificar o investimento.
A Perspetiva do Proprietário
"Costumava passar duas horas todas as segundas-feiras em chamadas a fornecedores. Agora revejo resumos enquanto tomo café em 10 minutos. Isso não é apenas poupança de tempo — é uma experiência de segunda-feira de manhã completamente diferente."
— Sócio-Gerente, Greenfield Consulting
Experimenta você Próprio
O sucesso da Greenfield não foi único — é um padrão repetível. Aqui está como replicá-lo:
- Audita as suas chamadas: Acompanha o tempo telefónico durante uma semana
- Identifica vitórias rápidas: Quais chamadas são de alto volume e rotina?
- Começa pequeno: Testa com um tipo de chamada
- Mede resultados: Compara o tempo antes e depois
- Expande baseado em dados: Adiciona mais tipos de chamadas à medida que validas
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